e-Fatura mükellefiyeti ticari faaliyetlerde düzenin ve güvenin sağlanmasına yardım eden bir yükümlülüktür. İşletmelerin fatura düzenleme ve alma süreçlerini yönetebilen e-fatura mükellefi, bu işlemleri dijital ortamda kolayca tamamlayabilir. Mükellef olan firmalar denetim süreçlerini verimli ilerletebilir. Peki, e-fatura mükellefi nedir, olma şartları nelerdir ve sorgulaması nasıl yapılır? Tüm bu soruların cevaplarına ve daha fazlasına kapsamlı rehberimizden ulaşabilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi Ne Demek?
e-Fatura mükellefi Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen şartları sağlayarak dijital ortamda fatura düzenleme yetkisi kazanan işletmelerdir. Sistem sayesinde kâğıt fatura yerine elektronik ortamda oluşturulan ve yasal geçerliliği olan e-fatura kullanılır. e-Fatura mükellefleri belirli ciro sınırını aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin arasında yer alır.
Mükellefiyet işletmeler için sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda dijitalleşme yolunda da önemli bir adım olarak görülür. Elektronik fatura sistemi firmaların fatura süreçlerini hızlandırır ve vergi uyumunu artırır. Dijital ortamda düzenlenen faturalar elle yapılan hataların azalmasına ve işlemlerin daha şeffaf yürütülmesine olanak tanır.
e-Fatura kullanımı işletmelerin iş ortaklarıyla olan ticari ilişkilerinde de güven ortamını güçlendirir. Taraflar fatura bilgilerinin doğruluğunu kolay erişim imkânları sayesinde kolayca kontrol edebilir.
Sistem sayesinde vergi denetimleri kolaylaşarak mali suçların önüne geçilebilir. İşletmeler e-faturayla beraber muhasebe süreçlerini de kolaylaştırarak raporlama ve analiz çalışmalarını daha etkin şekilde yapabilir.
e-Faturanın Faydaları Nelerdir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen e-fatura sistemi işletmelere birçok avantaj sunar. İş süreçlerini verimli hâle getiren e-faturanın faydaları şu şekildedir:
- Maliyet ve Zaman Tasarrufu: e-Fatura kullanımı kâğıt, baskı, zarf ve posta gibi fiziksel maliyetleri ortadan kaldırır. Fatura gönderim ve alım süreçleri elektronik ortamda gerçekleştiği için işlemler daha hızlı tamamlanabilir.
- Hata Oranının Azalması: Elektronik fatura sistemleri elle girilen veri girişinden kaynaklanan hataları minimize eder. Standart formatlar sayesinde fatura bilgilerinin doğru ve eksiksiz olması sağlanabilir. Böylelikle muhasebe ve denetim süreçlerinde işlemler kolaylaştırılabilir.
- Kolay Arşivleme ve Erişim: e-Fatura dijital ortamda saklanabildiğinden fiziksel arşivleme ihtiyacına son verir. İşletmeler geçmiş faturalara hızlı ve kolay erişebildiğinden raporlama süreçleri daha basit hâle gelir.
- Yasal Uyum ve Güvenlik: GİB’in belirlediği yasal düzenlemelere uygun çalışan e-fatura sistemi, prosedürlerin güvenli tamamlanmasına yardım eder. Elektronik imza ve mali mühür kullanımı sayesinde faturaların güvenliği ve doğruluğu sağlanır.
- Kolay Entegrasyon ve Kullanım: e-Fatura sistemi farklı muhasebe ve ERP yazılımlarıyla entegre olarak çalışabilir. Aynı zamanda GİB’in sunduğu e-Fatura Portalı üzerinden de kolayca kullanılabilir.
- İş Süreçlerinde Verimlilik: Fatura işlemlerinin otomatikleşmesi iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır. Bu sayede işletmelerin rekabet gücü bir üst seviyeye çıkabilir.
e-Fatura Kullanmak Zorunda Olan Mükellefler
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Vergi Usul Kanunu (VUK)’nun genel tebliğleriyle belirlenir. 2025 yılında e-fatura uygulamasını kullanmakla yükümlü olan mükellefler şu şekilde sıralanabilir:
- Yeni Kurulan ve Belirli Sektörlerde Faaliyete Başlayan Şirketler: e-Ticaret, konaklama ve taşıt alım satım gibi alanlarda yeni faaliyete başlayan şirketlerin sektörlerine bağlı olarak doğrudan e-fatura sistemine kayıt olmaları gerekebilir. Özellikle sermaye yapısı ve faaliyet konusu bu zorunluluğu belirlemede etkili.
- Hal Kayıt Sistemi (HKS)’ne Kayıtlı Komisyoncu ve Tüccarlar: Sebze ve meyve ticareti yapan, Hal Kayıt Sistemi’ne kayıtlı olarak faaliyet gösteren komisyoncular ve tüccarlar brüt satış hasılatlarına bakılmaksızın e-fatura kullanmakla yükümlüdür.
- Konaklama Hizmeti Sunan İşletmeler: Kültür ve Turizm Bakanlığından veya belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak faaliyet gösteren konaklama işletmeleri için e-fatura uygulamasını kullanmak ciro sınırı olmaksızın zorunludur.
- e-Ticaret Yoluyla Mal veya Hizmet Satanlar: e-Ticaret sitesi üzerinden veya Trendyol, Hepsiburada gibi aracı hizmet sağlayıcılarla e-ticaret faaliyeti yürüten ve 2024 yılı cirosu 500 bin TL’yi aşan işletmeler e-fatura uygulamasına geçmelidir.
- İnşaat ve İmalat Sektöründe Alt Yüklenici Olarak Çalışan Firmalar: Kamu projelerinde taşeron veya alt yüklenici olarak faaliyet gösteren müteahhitlik veya imalat firmalarının da 2025 yılı itibarıyla e-fatura sistemi kullanmalıdır.
- Gayrimenkul veya Motorlu Taşıt Alım Satımı ve Kiralaması Yapanlar: 2024 yılı içinde 500 bin TL’nin üzerinde hasılat elde eden veya motorlu taşıt ticareti ya da kiralaması yapan mükellef e-fatura uygulamasına dâhil olmalıdır.
- Kültür, Sanat ve Eğlence Hizmeti Sunan İşletmeler: Tiyatro, sinema, konser salonları ve müze gibi alanlarda faaliyet gösteren ve hizmet sunan işletmeler faaliyet alanı itibarıyla e-fatura kullanımına başlamalıdır.
- Brüt Satış Hasılatı Yüksek Olanlar: 2024 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL’yi aşan tüm mükelleflerin en geç 1 Temmuz 2025 tarihine kadar e-fatura sistemine geçmesi gerekir.
e-Fatura Mükellefi Olma Şartları
İş süreçlerinde hız ve verimlilik sağlayan e-fatura sistemine dâhil olabilmek için mükelleflerin yerine getirmesi gereken şartlar şunlardır:
- Vergi Mükellefi Statüsüne Sahip Olma: e-Fatura uygulamasına geçiş yapabilmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığına kayıtlı bir vergi mükellefi olmak gerekir. Bu kapsamda gelir vergisi veya kurumlar vergisi mükellefi olarak ticari, zirai ya da serbest meslek faaliyetinde bulunmak temel şarttır.
- Başvuru Sürecinin Tamamlanması: e-Fatura kullanmak isteyen kişilerin ya da işletmelerin GİB’in resmî internet sitesi üzerinden e-fatura başvurusu yapması zorunludur. Başvuru sırasında gerekli belgeler dijital ortamda eksiksiz iletilmelidir.
- Elektronik Sertifika Temin Etme: Kurumsal işletmeler için TÜBİTAK tarafından üretilen mali mühür, şahıs firmaları içinse geçerli bir e-imza edinilmesi şarttır. Dijital imzalama araçları elektronik belgelerin hukuken geçerli sayılmasını sağlar.
- Uygun Teknolojik Altyapıya Sahip Olma: e-Fatura sistemini kullanabilmek için ya GİB tarafından sağlanan ücretsiz portal tercih edilmeli ya da özel entegrasyon firmaları aracılığıyla e-fatura gönderim ve alım altyapısı kurulmalıdır. Bu sistemlerin veri güvenliğini ve sistem sürekliliğini sağlayacak nitelikte olması gerekir.
- GİB Tarafından Onay Alma: Yapılan başvurunun ve teknik hazırlıkların ardından Gelir İdaresi Başkanlığı başvuruyu inceleyerek kullanıcıyı sisteme tanımlamalıdır. Onay verilmeden e-fatura gönderimi mümkün değildir.
- Geçiş Takvimine Uyum Sağlama: Eğer mükellef zorunlu geçiş kapsamındaysa belirlenen tarih aralıklarına uyması gerekir. GİB’in belirlediği süre içinde geçiş yapılmazsa idari yaptırımlarla karşılaşılabilir. Gönüllü geçişlerdeyse süre sınırlaması bulunmamaktadır.
e-Fatura Mükellefi Nasıl Olunur?
e-Fatura mükellefi olmak için GİB Portal üzerinden başvuru yapılabilmekle beraber özel entegratörler aracılığıyla sistem entegrasyonu sağlanabilir. Başvuru sürecinde elektronik mali mühür veya e-imza gibi dijital sertifikaların temin edilmesi gerekebilir. İşte e-fatura mükellefi olmak için takip edilebilecek adımlar:
- İşletmenin vergi mükellefiyetinin olduğunu gösteren vergi numarasını alın.
- GİB Portalı’na giriş yapın.
- Şirket bilgileri ve iletişim bilgileri gibi temel bilgilerin yazılacağı formu doldurun.
- Başvuruyu tamamlayarak gönderin.
Başvurunun GİB tarafından onaylanmasının ardından işletmeniz e-fatura mükellefi olabilir. e-Fatura sistemine geçiş için gereken bu karmaşık süreçleri profesyonel destek alarak daha pratik şekilde yürütebilirsiniz. Böylelikle işletmenize zaman ve maliyet tasarrufu sağlayarak işlemlerinizi hızlandırabilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi Olmanın Sorumlulukları
e-Fatura mükellefi olmak firmalara dijital dönüşüm kapsamında çeşitli avantajlar sağlarken beraberinde bazı önemli sorumlulukları da getirir. e-Fatura, Sistem Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen usullere ve esaslara göre işletmelerin fatura işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmesini zorunlu kılar.
e-Fatura mükellefi olmanın sorumlulukları şu şekildedir:
- GİB Tarafından Belirlenen Formatta Düzenleme: Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği XML formatında oluşturulmalı ve GİB sistemine uygun olması gerekir.
- Zamanında ve Doğru Fatura Kesimi: Faturalar işlem gerçekleştikten sonra zamanında eksiksiz ve yasal kurallara uygun şekilde düzenlenmelidir.
- e-Defter Uygulamasına Geçiş Hazırlığı: e-Fatura mükellefi olan işletmeler genellikle takip eden yıl e-defter sistemine de geçmekle yükümlüdür.
- 10 Yıl Muhafaza Edilmesi: Gönderilen ve alınan e-faturalar dijital ortamda en az 10 yıl boyunca arşivlenmeli ve gerektiğinde ibraz edilmelidir.
- e-Faturaların Alıcılara Sistem Üzerinden Gönderilmesi: Faturalar kâğıt olarak değil, doğrudan e-fatura sisteminden karşı tarafa ulaştırılmalıdır.
- Gönüllü Geçişte Usullere Uyma: Zorunluluk olmadan sisteme geçen mükellefler de tüm teknik ve hukuki gerekliliklere uymakla yükümlüdür.
- GİB Sistemine Kayıt Olma Zorunluluğu: e-Fatura kullanmaya başlamadan önce GİB’e başvuru yapılmalı ve sistem kaydı tamamlanmalıdır.
- Teknik Altyapının Oluşturulması: e-Fatura sistemine kullanmak için gerekli yazılım, entegrasyon veya özel entegratör hizmeti sağlanmalıdır.
- Denetimlerde İbraz Sorumluluğu: Saklanan e-faturalar vergi denetimlerinde dijital olarak sunulabilecek şekilde hazır tutulmalıdır.
- Sistemsel Sorunlarda Zamanında Müdahale: Teknik sorunlarda işlemlerin aksamaması için hızlı ve teknik destek uygulanmalıdır.
- Hatalı İşlemde Düzeltme Yapma: Hatalı oluşturulan e-faturalar iptal edilmeli veya yerine doğru belge düzenlenmelidir.
- Mali Müşavirle İş Birliği: Süreçlerin sağlıklı yürütülebilmesi için muhasebeci ve mali müşavir koordineli çalışmalıdır.
- Veri Güvenliğinin Sağlanması: Elektronik belgelerin güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması gerekir.
e-Fatura Mükellefi Sorgulama Nasıl Yapılır?
Elektronik fatura uygulaması Vergi Usul Kanunu kapsamında belirli mükelleflerin dijital ortamda fatura düzenlemesini zorunlu kılar. Ticari işlem yapılmadan önce bir firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmek hem yasal uyumluluk hem fatura işlemlerinin doğru yürütülmesi açısından büyük önem taşır.
e-Fatura mükellefi sorgulama işlemi için gereken adımlar şu şekilde detaylandırılabilir:
- GİB e-fatura mükellef sorgulama sayfasına gidin.
- e-Fatura kapsamındaki mükellefler listesi sayfasını açın.
- Vergi kimlik numarasıyla veya T.C. kimlik numarasıyla sorgulama yapın.
Dilerseniz sorgulama yaptıktan sonra toplu sorgulama veya liste indirme işlemlerini de gerçekleştirebilirsiniz. GİB’in mükellef listesi günlük olarak güncellendiği için sorgulama sonuçlarında güncel sonuçlara ulaşabilirsiniz. Özel entegratör kullandığınız takdirde alternatif sorgulama yollarından da yararlanabilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi Olmamanın Cezai Yaptırımları
2025 yılı itibarıyla e-fatura sistemine geçilmesi zorunlu olduğu hâlde geçmeyen mükellefler için uygulanacak cezai yaptırımlar Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenmiştir. e-Fatura mükellefi olmamanın cezai yaptırımları şu şekildedir:
- Özel Usulsüzlük Cezası: e-Fatura sistemine geçmeyen mükellefler her bir belge (fatura) için özel usulsüzlük cezasına tabi tutulur. 2025 yılı için belirlenen özel usulsüzlük cezası tutarı Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan yeniden değerleme oranına göre güncellenir. Bu ceza her bir usulsüzlük için ayrı ayrı uygulanır ve toplam ceza tutarı ilgili yıl için belirlenen üst sınırı aşamaz.
- Kâğıt Fatura Düzenlemenin Geçersizliği: e-Fatura mükellefi olduğu hâlde kâğıt fatura düzenleyen işletmelerin bu belgeleri Vergi Usul Kanunu’na göre geçersiz sayılır. Kâğıt fatura düzenleyen ve alan taraflar için vergi indirimlerinden yararlanamama ve gider olarak kabul edilmeme gibi olumsuz sonuçlar oluşabilir.
- Ticari İlişkilerde Güven Kaybı: e-Fatura mükellefi olan bir firmaya kâğıt fatura kesilmesi karşı tarafın bu faturayı yasal olarak kabul etmemesiyle sonuçlanabilir. Bu nedenle ticari ilişkilerde güvensizlik ve tahsilat sorunları meydana gelebilir.
- Vergi Avantajlarının Kaybı: Usulsüz düzenlenen faturalar sebebiyle KDV indirimi gibi bazı vergi avantajları kaybedilebilir. Ayrıca gider olarak kabul edilmeyen faturalar kurum kazancını olumsuz etkileyebilir.
Şirketinizin e-Fatura Süreçlerinde Mükellef Yanınızda!
Mükellef olarak işletmelerin ihtiyaç duyduğu pek çok işlemde destek sağlıyoruz. Fiziksel sınırlama olmaksızın merak ettiğiniz soruları cevaplandırmakla beraber gerekli prosedürleri tamamlamanıza da yardımcı oluyoruz.
Siz de şirket sahibiyseniz ve e-fatura işlemlerinizi pratik şekilde halletmek istiyorsanız Mükellef’e hemen üye olabilirsiniz. Şirket kuruluş işlemlerini, ön muhasebeye ve faturaya ilişkin prosedürleri dijital ortamda kolayca tamamlayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
E-fatura mükellefi olmak hakkında sıkça sorulan sorulara buradan ulaşabilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi e-Arşiv Kesebilir mi?
e-Fatura mükellefi karşı taraf e-fatura mükellefi olmadığı takdirde e-arşiv fatura kesebilir. Bir işletme e-fatura mükellefiyse alıcısının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmaması düzenleyeceği fatura türünü doğrudan etkiler. Eğer alıcı e-fatura mükellefi değilse ve yalnızca kâğıt fatura veya e-arşiv mükellefiyse satış yapan taraf e-arşiv fatura düzenlemelidir. Bu durum her iki tarafın da yasal yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru yerine getirmesi açısından oldukça önemlidir.
e-Fatura Mükellefi Kâğıt Fatura Kesebilir mi?
Elektronik fatura sistemine kayıt olan mükelleflerin sistem aktif hâle geldikten sonra kâğıt fatura düzenlemesi mümkün değildir. Sistem kayıttan 7 gün sonra aktif olur. Dolayısıyla e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına dâhil olan mükellefler, dâhil oldukları tarihten itibaren 7. günün sonuna kadar belgelerini kâğıt ortamında düzenleyebilirler. Bu süre içerisinde e-fatura kesmeye başlamayan mükellefler kanuni yükümlülüklerini yerine getirmemiş sayılır. 7 günlük bu süre dolduktan sonra kâğıt fatura düzenlenmemelidir. Eğer bu yasağa rağmen kâğıt fatura düzenlenirse söz konusu belge geçersiz sayılır. Ayrıca bu durum ilerleyen vergi denetimlerinde usulsüzlük olarak değerlendirilebileceği için mükellef cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir.
e-Fatura Mükellefi e-Arşiv Faturayı Nereden Keser?
e-Fatura mükelleflerinin alıcıları e-fatura mükellefi değilse faturalarını e-arşiv formatında düzenleyebilir. İlgili fatura Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu e-Arşiv Portalı üzerinden kolayca oluşturulabilir. Ayrıca e-arşiv faturalarını kesmek isteyen mükellefler bu işlemi özel entegratör firmalar aracılığıyla da gerçekleştirebilir. GİB’in e-Arşiv Portalı kullanıcı dostu arayüzü sayesinde faturalarınızın hızlı ve doğru kesilmesini sağlar. İnternet bağlantısı olan her yerden erişilebilen bu sistem, mükelleflere büyük kolaylık sunar. Böylece faturalar yasal zorunluluklara uygun olarak düzenlenebilir.
e-Arşiv Mükellefi e-Fatura Mükellefine Nasıl Fatura Keser?
e-Arşiv mükellefi e-fatura mükellefine satış yaparsa faturayı mutlaka e-fatura formatında düzenlemek zorundadır. e-Fatura mükellefi olan alıcılar sadece e-fatura kabul edebilir. Faturanın yanlış kesilmesi hâlinde satıcı yani düzenleyici kişi ya da kurum, hatalı düzenlenen e-arşiv faturayı iptal etmek ve yerine yeni bir fatura oluşturmakla yükümlüdür. İptal ve yeniden düzenleme işlemlerinin yasal süresi 7 gün olarak belirlenmiştir. Bu süre içinde işlemler tamamlanmazsa hem düzenleyici hem alıcı firma açısından vergi cezaları ve diğer yasal yaptırımlar uygulanabilir. Bu nedenle karşı tarafın mükellefiyet durumunu önceden bilerek doğru belgeyi zamanında ve usulüne uygun düzenlemek büyük önem taşır. Ayrıca e-fatura mükellefiyet durumları Gelir İdaresi Başkanlığının sisteminde kayıtlıdır. Satıştan önce alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını mutlaka kontrol etmesi gerekir. Bu sayede yanlış belge kesme riski ortadan kalkarak ileride doğabilecek hukuki ve mali sorunların önüne geçilebilir.
e-Fatura Mükellefi Olup Olmadığımı Nasıl Kontrol Edebilirim?
Elektronik fatura mükellefi olup olmadığınızı öğrenmek için Gelir İdaresi Başkanlığının resmî web sitesindeki “Kayıtlı Kullanıcılar” sorgulama sayfasını kullanabilirsiniz. Bu sayfaya vergi kimlik numaranızı veya T.C. kimlik numaranızı girerek sorgulama yapabilirsiniz. Sorgu sonucunda firmanızın e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kolayca görebilirsiniz. Ayrıca bu bilgiyi muhasebeciniz veya mali müşaviriniz de sistem üzerinden kontrol edebilir. Kontrol süreci e-fatura yükümlülüğünüzün durumunu anlamak ve yanlış fatura kesimini önlemek açısından da oldukça önemlidir.
